Jako součást snadno implementovatelné webové a mobilní platformy poskytuje aplikace Vyžádaná údržba intuitivní, samoobslužné prostředí pro správu požadavků, které může být snadno použito v rámci celé organizace. Nasazení modulu Vyžádané údržby osvobozuje provozní manažery od každodenní administrativy a umožní jim se více zaměřit na zlepšování kvality a snižování ceny poskytovaných služeb.  

• Definování normalizované sady požadavků na údržbu a tím snížení provozních nákladů, brání ad-hoc nákupu služeb a zvyšuje celkovou transparentnost dodávek 
• Identifikace dostupnosti zdrojů, požadované doby odezvy a času pro dokončení požadavku 
• Využití pravidly řízeného workflow umožňuje potvrzování či odmítání aktivit zpracování požadavku údržby 
• Sloučení požadavků do pracovních skupin dle priority, lokality či řemesla umožní v nejvyšší míře hospodárné zadání a vykonání pracovního úkolu 
• Žadateli je prostřednictvím emailu poskytována automatická zpětná vazba při změně stavu požadavku 

Integrace Smluv o úrovni služeb (SLA) a zabezpečení na základě rolí umožní uživateli zajistit takovou úroveň služeb, jaká je definována parametry SLA. Nasazení modulu ARCHIBUS Vyžádaná údržba umožní:  

• Při zadávání pracovních požadavků lze využívat SLA, které definují povinnosti pracovního týmu, dobu trvání služby a způsoby měření kvality výkonu 

• Měření času odezvy a dokončení a následnou detekci problémů s výkonností. Sledování těchto informací umožní systému dosáhnout průběžného zlepšování celého procesu 
• Inteligentní výběr SLA, které požadavku, na základě potřeby, automaticky přiřazuje potřebnou úroveň autorizace, nutné konzultace a možnosti nastavení potřebných zdrojů pro úspěšné zvládnutí požadavku 
• Automatické směrování a přeposílá požadavky ke schválení. Na základě definovaného SLA, předává urgentní požadavky, v podstatě okamžitě po jejich vytvoření, na odpovědného dodavatele. 

ARCHIBUS Vyžádaná údržba úsporně řídí tok pracovních požadavků pro interní i externí týmy. Díky efektivnímu využívání dat je možné snížit i náklady spojené s reportingem. Úsilí, vynaložené na získání reportů pro procesy vyžadující papírové podklady, je možné minimalizovat. Aplikace Vyžádaná údržba dále poskytuje funkci „Planning Board™“ neboli plánovací nástěnka, určenou pro vedoucí pracovníky. Tato funkce umožňuje jednoduše a rychle plánovat a rozdělovat práci jednotlivým profesím. V okamžiku přiřazení úkolu funkce integruje předdefinovaná pravidla a omezení, jako jsou dovolené či svátky. Vedoucí má možnost měnit prioritu úkolů a zajistit tak provedení kritických úkonů v potřebném čase. 

• Zjednodušení procesu údržby díky organizaci pracovníků do týmů, definicí jednoznačných kroků s předem určenými náklady a přiřazováním práce jednotlivým pracovníkům pomocí funkce Planning Board 
• Jistota, že interní pracovníci či dodavatelé včas obdrží své požadavky a budou moci zahájit činnost v co nejkratší době od založení požadavku 
• Automatizace eskalace eliminující prodražení, způsobené zpožděním či neřešením požadavku 

• Definování parametrů workflow pro změnu nastavení priorit požadavku a jeho posunutí na nejvyšší pozici pro dokončení před ostatní požadavky 
• Snížení nákladů vynaložených na zodpovídání dotazů užitím průběžné aktualizace do centrálního místa a předdefinovaných e-mailovými notifikací v okamžiku změny stavu požadavku 

ARCHIBUS Vyžádaná údržba pomáhá manažerům efektivně plánovat rozpočet a optimalizovat úroveň služeb díky centrálnímu sběru dat o nákladech na údržbu podle divizí, oddělení, budovy, vybavení, typu problému apod. Další příklady použití jsou:  

• Spolupráce při tvorbě finančního plánu na základě reportů o využití zařízení, náhradních dílů a informací o prováděných činnostech  
• Používání souhrnných reportů pro kontrolu nad různými kategoriemi výdajů 
• Sledování a reporting inventáře náhradních dílů, údržby zařízení a požadavků všech typů a kategorií 
• Tvorba reportů pro snazší alokaci zdrojů, rozhodnutí o nákupu zařízení či zaměstnání dalších pracovníků 

• Efektivnější sběr a reporting dat vyžadovaných třetí stranou (obvykle státním úřadem), než-li při použití procesu vyžadujícího papírové zpracování