Rezervace

Rezervace

To, jak jsou zaměstnanci v organizaci schopni řídit svůj čas, je měřítkem skutečně efektivního a kolaborativního prostředí. Webová aplikace ARCHIBUS Rezervace umožňuje eliminovat nepříjemnosti spojené se zdvojenými rezervacemi místností, s využitím příliš velkých nebo malých místností a s nesprávným přidělením zdrojů. Aplikace ARCHIBUS Rezervace poskytuje intuitivní integrované řešení pro plánování sdíleného prostoru a souvisejícího vybavení. Možnost rezervace pomocí webového rozhraní a mobilu vám poskytují kontrolu nad všemi podrobnostmi souvisejícími s plánováním a sledováním sdíleného prostoru, včetně snadné koordinace interních nebo externích poskytovatelů služeb, kteří poskytují audio-video, catering nebo jiné požadavky. 

Integrace s aplikacemi Microsoft Outlook a Microsoft Exchange Server poskytuje zefektivnění všech aspektů koordinace zasedacích místností a účastníků. 

Přínosy

  • Zajištění společných prostor a souvisejících zdrojů pomocí samoobslužných webových formulářů a eliminace zdvojených rezervací
  • Zvýšení produktivity zrychlením procesu zasílání pozvánek účastníkům prostřednictvím integrace do plánovacích nástrojů, kterými disponují např. Microsoft Outlook ™, Lotus Notes ™, Google a jiné internetové kalendáře
  • Plugin ARCHIBUS Rezervace pro Microsoft Outlook ™ umožňuje uživatelům vytvářet a upravovat rezervace přímo v aplikaci Microsoft Outlook
  • Díky rozšíření pro Microsoft Exchange se změny vytvořené v Exchange kalendáři se projeví přímo v ARCHIBUS Web Central
Image

Řešení

Zjednodušení celého rezervačního procesu

ARCHIBUS rezervace poskytuje širokou škálu možností, které zjednodušují a urychlují proces plánování místností „té správné velikosti“ s odpovídajícím vybavením a účastníky. Aplikace pomáhá díky webovým formulářům minimalizovat administrativní zátěž tím, že umožňuje spolupracovníkům zarezervovat sdílený prostor a související vybavení, a zahrnout požadované osoby - prakticky vylučují pravděpodobnost zdvojených rezervací prostoru nebo chybné komunikace s interními nebo externími poskytovateli služeb. Potvrzení, upravení nebo zrušení rozpisu využití místnosti lze učinit snadno a rychle. Odpadá nutná komunikace e-mailem nebo telefonický hovor. 

  • Zobrazení naplánovaných harmonogramů místností, zdrojů a účastníků na jedné obrazovce vedle sebe, zaměstnanci mohou snadno koordinovat dostupnost  
  • Urychlení schvalovacího procesu místnosti pomocí automatické ověřovací funkce v závislosti na profilu uživatele nebo skupiny 
  • Pomocí funkce Timeline rezervace lze rychle najít správný prostor a zkontrolovat dostupnost veškerého potřebného vybavení i pro opakující se schůzky a konferenční hovory. Pokud není k dispozici místnost splňující všechna kritéria, je navrhnuta její alternativa. 
  • Správa všech nevyřízených rezervací snadno na jednom tabulkovém formuláři 
  • Na základě bezpečnostního profilu lze objednat předem schválené vybavení, jako je catering, audiovizuální podpora nebo nábytek, nebo je zajistit pomocí on-line katalogu 
  • Plugin Rezervace pro Microsoft Outlook a mobilní aplikace Rezervace umožňuje rezervace místností bez nutnosti nové aplikace 
Optimalizace využití zdrojů
Automatické řízení plánování

Zpět do kategorie
© 2020 IKA DATA, spol. s r.o.