Integrace rezervačního systému

Neaktivní hodnoceníNeaktivní hodnoceníNeaktivní hodnoceníNeaktivní hodnoceníNeaktivní hodnocení
 
Rezervační systémy se staly běžnou součástí IWSM systémů s hlavním cílem realizovat politiku rezervací místností, pracovních míst (share desk) a ostatních rezervovatelných objektů (např. vozidel) a realizovat a evidovat jejich správu a s ní sloučené služby.

Tak, jak vývoj moderních kanceláře postupuje od velkých zasedacích místností k více malým s cílem minimalizace nevyužitého prostoru, tak také se vyvíjejí metody sloužící k uspořádání schůzky, s identifikací přišedších a také se vyvíjejí doplňkovými službami. Mezi ně můžeme zařadit požadavky na aranžmá místnosti, požadavky na její vybavení a úklid, požadavky na catering a parkování a přístup do budovy pro externisty.

Všechny tyto služby chceme mít dostupné z osobního počítače, z mobilní techniky, bez ohledu na jejího výrobce a z libovolného místa. Některé ze zasedacích místností mohou mít flexibilní uspořádání (přestavitelné) a flexibilní počet míst. Plánování a rezervace místností bývá podporována zařízeními tzv. „Digital Signage“, jež uživatel vnímá jako displej umístěný před zasedačkou, který zobrazuje právě probíhající akci, nejbližší plán a který může být také použit k rezervaci. Vybavení zasedacích místností také prošlo vývojem. Vybavení musí zabezpečit vzdálené připojení ke schůzi, přenos hlasu, videa, souborů, sdílení obrazovky, přenos a prezentaci souborů atd.

Architektura rezervace

Rezervační systém slouží nejčastěji k naplánování schůze. K tomu je třeba pozvat všechny účastníky, podle jejich časových možností, vybrat požadavkům nejvíce odpovídající prostor a zarezervovat místnost i pozvat na odpovídající čas návštěvníky.

V korporátním prostředí je nejčastěji používanou aplikací MS Outlook, který umožňuje na uživatelské straně integrovat kalendář a zprávy a tyto entity i sdílet. V případě, že je Outlook implementován v korporátní síti, je pro tyto účely implementováno ještě na serverové straně nějaká verze MS Exchange. V dnešních dobách v podobě Exchange umístěného v cloudu, často společně s licencí na MS Office, tzv. Office 365, jehož je právě Outlook součástí. V takovém uspořádání se zodpovědnost za správu a údržbu mailových schránek a doprovodných služeb (zálohy, obnovení, AntiSpam, Antivir,…) rozdělí mezi poskytovatele cloudové služby a IT oddělení klienta.
Image

V takové konfiguraci může získávat uživatel ještě tzv. Exchange resources, což jsou mailové schránky např. pro místnosti (rooms) anebo vybavení (equipment). Ke každé takové schránce může být přiřazen kalendář, jehož prostřednictvím lze zajistit časový rozvrh a synchronizaci možných požadavků. Uživatel může svůj mailový účet obsluhovat z různých míst prostřednictvím různých nástrojů, Windows klient, Web klient, mobilní aplikace. Exchange serverů může být v konfiguraci více než jeden, např pro mnohonárodní firmy, a pro komunikaci mezi nimi a uživatelské rozšíření je možné využít ÄPI a Exchange Web Services (EWS). Uživatelská práva a mailboxy jsou definována v adresářové struktuře typu LDAP, která nese název Active Directory. To umožňuje definovat a udržovat bezpečnostní a přístupovou politiku na jednom místě. Uživatelé z toho těží tím, že se nemusí do každé aplikace zvlášť hlásit a mohou využívat systému (SSO Single Sign On). tzv. jediného přihlášení.

Image
V případě implementací, kde se jedná o malý počet zasedacích místností v jediné lokalitě, bez požadavků na doplňkové služby, může takové řešení splňovat všechny požadavky. Jakmile však budeme požadovat řešení pro desítky a stovky zasedacích místností v různých lokalitách, začneme postrádat bohatější data, která popisují zasedací místnosti a jejich vlastnosti a vybavení ev. doplněné o grafická data. Toho v současnosti není databáze Exchange Resources spravovaná v Active Directory schopná. Naopak takové řešení nabízí CAFM systém Archibus.

Integrace

S pomocí Outlook Pluginu se doplňuje do možností Outlooku sofistikované prohledávání a řešení pro doplňkové služby. Plugin musí – oproti standardnímu řešení pro Archibus - zahrnovat řešení poro parking a catering. Integrace s rozšířením pro Exchange, kvůli synchronizacím kalendářů a zahrnutím zařízení pro Digital Signage, včetně obsluhy z mobilních zařízení by uživatelům zpřístupnilo výhody založené na obou systémech. To také bylo zadáním pro integraci. Graficky je řešení zobrazeno na následujícím obrázku.

Image

Integrovaný systém musí zabezpečit synchronizaci událostí bez ohledu na to, jakým způsobem byla zadána. Zadání je umožněno prostřednictvím:

  • mobilní techniky (Outlook pro Android, IOs) nebo prostřednictvím Archibus mobilní aplikace
  • klasického MS Outlook, Outlook O365, webovského OWA, anebo prostřednictvím téhož s Pluginem upraveným pro prostředí O365. V těchto případech je třeba přidat možnosti autentizace prostřednictvím OAuth2 a umožnit migraci Active Directory do cloudu, do prostředí MS Azure.
  • displeje umístěného před zasedací místností (zde mohou být administrátory voleny různé scénáře přihlašování)
  • Funkce správy událostí může oprávněný uživatel provádět prostřednictvím libovolné k tomu určené aplikace. Každá změna se musí propagovat v reálném čase.

Události jsou spravovány dvěma nezávislými systémy, ale data jsou mezi nimi synchronizována v reálném čase.

Image

Prostředí O365 s přechodem MS Exchange a Office 365 do cloudu, je trendem korporátního messagingu. Všechny tyto požadavky splňuje řešení vyvinuté našimi vývojáři.

Jádrem řešení je Exchange Listener, vystavěný nad Exchange API, a využívající Exchange Webové služby. Listener byl upraven tak, aby mohl pracovat v cloudu a mohl obsluhovat Exchange Resources a zejména synchronizovat databáze mezi Archibusem a systémem Exchange / Outlook.

V provozu byl tak vytvořen systém, který dává uživatelům volbu v použití aplikace k rezervaci. Plná integrace nikterak neomezuje výrazové prostředky žádného ze systémů, na něž jsou uživatelé zvyklí. Bez ohledu na to prostřednictvím jakého nástroje je rezervace, či její změně do systémů zadána, je v reálném čase propagována všem dotčeným uživatelům. Požadované integrace tak bylo dosaženo.
Image

Mobilní aplikace


Kategorie

Newsletter

© 2020 IKA DATA, spol. s r.o.