Analýzy FM procesů

Vlastnímu nasazení FM ve společnosti předchází analýza potřeb. Mezi její hlavní cíle patří:
 
  • Identifikace FM služeb ve společnosti doposud prováděných, posouzení jejich pracovních postupů s eventuálním návrhem jejich přeuspořádání
  • Popis procesů tyto služby zajišťujících
  • Identifikace FM procesů, ve společnosti doposud nezajišťovaných, které však zákazníci požadují a doporučení pro jejich procesní a organizační uspořádáni
  • Identifikace FM procesů, které jsou zajišťovány jinými odděleními a představují podpůrné procesy a podmínky jejich integrace do FM oddělení
  • Návrh nového organizačního a procesního uspořádání s cílem maximalizace kvality a minimalizace nákladů
  • Identifikace zdrojů dat, která jsou vhodná pro naplnění datového modelu FM a nalezení způsobů jejich exploatace
  • Identifikace integračních úloh a návrh jejich zabezpečení
  • Návrh časového plánu implementace s cílem uspořádání tohoto plánu tak, aby maximálního efektu (úspor) bylo dosaženo co nejrychleji

Předběžný průzkum

Dříve než provedeme první návštěvu na pracovišti (on-site visit), je třeba s ní komunikovat a  připravit druhou stranu na strukturu otázek a projednávaných věcí.
  • Identifikace a prioritizace FM potřeb a cílů
  • Shromáždění všech relevantních materiálů, které je klient schopen shromáždit, aby demonstroval stávající způsoby zpracování, reportování a způsobilosti.
  • Stanovení přístupu k inicializační analýze.
  • Určení dosahu (ohraničení) CAFM analýzy potřeb.
  • Určení projektového týmu, který může zahrnovat zaměstnance, externí konzultanty, dodavatele software, architekty a stavební inženýry, a jiné
  • Určení rolí v projektovém týmu, jejich zodpovědnosti a způsobilosti.

Analýza stávajících zdrojů dat FM

  • Analýza stávajících schopností a dosahu CAFM
  • Shromáždění koncepčních hlášení, reportů a prezentačních požadavků.
  • Přehled a shromáždění stávajících standardů nároků na plochu, nábytek a vybavení
  • Popis stávajících procesů FM a způsobů jejich řízení
  • Popis datových struktur používaných ve stávajícím FM.

Požadavky na data

V této fázi bychom měli získat přehled o datech modelujících CAFM funkce:
  • Vyhodnocení stávajícího datového modelu
  • Integrační závislosti, určení redundance dat a primárních zdrojů dat.
  • Návrh modifikovaného datového modelu nebo návrh zcela nových částí modelujících CAFM procesy.
  • Zjištění zda jsou potřeba nějaká doplňující hlášení
  • Analýza datových potřeb výkonné exekutivy
  • Identifikace klíčových metod a postupů
  • Vyhodnocení požadavků na tok dat
  • Analýza přístupu k datům a požadavků na hlášení (reporty).
  • Analýza rizik a bezpečnosti dat

Maximalizace přínosů CAFM systému

Následující kroky pomáhají maximalizovat přínosy nasazení CAFM systému:
  • Zjištění, zda další distribuce dat na další organizační jednotky nepřinese prospěch.
  • CAFM Analýza potřeb
  • Odpovídající školení, trénink a jeho plánování.
  • Organizace bude možná potřebovat různé úrovně školení pro projektový tým, pro manažery, koncové uživatele, systémovou podporu a jiné:
  • Tým pro implementaci CAFM bude patrně potřebovat inicializační školení na úrovni defaultní funkcionality systému, aby mohli určit existující metody a stanovit které oblasti potřebují větší diskusi a analýzu
  • Manažeři mohou mít přístup k přehledům a sumárním informacím
  • Technický personál bude potřebovat školení v oblastech, které objasňují jejich odpovídající potřeby
  • Koncoví uživatelé vyžadují přístup k celé databázi, měli by být vyškoleni v CADu a CAFM
  • IT tým by měl mít přehled a rozumět souborové struktuře CAFM systému a vědět v jakých jsou interakcích s operačním systémem.
  • Plán implementace a výsledky implementace.

Finální report

Výsledky analýzy shrnuje report, který by měl obsahovat:
  • Převod koncepčních požadavků do entit, které lze dodat
  • Stanovení klíčových systémových parametrů a komponent.
  • Identifikace klíčových úloh a milníků
  • Stanovení akčního plánu a časové osy.
  • Definice technických potřeb
  • Zdokumentování doporučení, implementačních voleb a asociovaných nákladů.
© 2020 IKA DATA, spol. s r.o.